Twee jaar lang was er het advies om thuis te werken vanwege het coronavirus. Inmiddels is dit thuiswerkadvies opgeheven en kunnen we weer massaal met z’n allen naar kantoor. Maar bestaat er nog wel de behoefte om alle dagen op kantoor te werken?
Steeds meer organisaties werken met het zogenaamde hybride systeem, waarbij de medewerkers gedeeltelijk vanuit huis hun werkzaamheden uit kunnen voeren. Dit biedt vele voordelen, zoals het beter kunnen combineren van werk en privé en het zorgt voor minder reistijd. Ook voor organisaties biedt het uitkomsten en past het bij het aantrekken van nieuw talent en maatschappelijk verantwoord ondernemen.
“Hybride werken heeft de toekomst”
Het hybride werken vraagt om een andere werkomgeving. Er dient een goede balans te komen tussen het thuiswerken en het werken op kantoor. Het kantoor zal meer dienen als een ontmoetingsplek, een plek om te vergaderen en een plek waar je gezamenlijk kunt werken. Ook zal er meer behoefte zijn voor kleinere ruimtes waarin je gemakkelijk kunt videobellen met collega’s, klanten of partners. Ook het thuiswerken zal aangepast moeten worden. Waar we in tijden van het coronavirus nog aan de keukentafel gingen werken, is het nu tijd voor een echt thuiskantoor. Dit betekent dat er goede voorzieningen moeten komen, zoals een instelbaar bureau, een ergonomische bureaustoel en de juiste IT-middelen.
Om de werkomgeving goed in te kunnen richten, is het van belang om te achterhalen wat de behoeften van medewerkers zijn. Hoe denken zij dat het kantoor ingericht dient te worden? Welke voorzieningen moeten er getroffen worden om thuis een goede werkplek te kunnen creëren? Juist door het thuiswerkadvies tijdens de corona crisis, heeft iedereen ervaren hoe dit is en welke faciliteiten hiervoor nodig zijn.
Voor het vinden van de juiste balans, is het belangrijk om te kijken naar de stressoren en energiebronnen. De stressoren zijn bepaalde eisen vanuit het werk die je energie kosten en energiebronnen zijn juist de dingen waar je in je werk energie van krijgt. Een belangrijke factor voor het vinden van de juiste balans, is de mogelijkheid om invloed uit te kunnen oefenen op het zelfstandig kunnen regelen van het werk, zoals je die zelf prettig vindt. Dit heeft ook alles te maken met het zelf kunnen bepalen van waar en wanneer je werkt.
Hybride werken levert voor zowel de werkgever als de werknemer vele voordelen op. We benoemen er een aantal:
Een eerste voordeel is een betere werk-privébalans. Veel werknemers vinden het fijn om gemakkelijk en snel te kunnen switchen tussen werk- en privé gerelateerde taken. Zo is het bijvoorbeeld makkelijker om de kinderen naar school te brengen, het huishouden te doen en te sporten.
Een tweede voordeel is efficiënter werken. De meeste werknemers kunnen zich thuis beter concentreren en krijgen daardoor meer werk gedaan in minder tijd. Door dit als werkgever in juiste banen te leiden, zal dit voor de organisatie ook veel opleveren.
Een ander voordeel is goed werkgeverschap. Door hybride werken aan te bieden, laat je aan de werknemers zien dat je een goede werkgever bent en open staat voor een werkomgeving die zij prettig vinden. Dit is belangrijk voor zowel het behouden van medewerkers, als het aantrekken van nieuw talent. Ook draagt het bij aan het maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Een laatste voordeel die we zullen benoemen is het besparen van geld. Het vergoeden van thuiswerken kost een werkgever minder geld dan het vergoeden van de reiskosten. Het bespaart de organisatie daarmee dus een hoop kosten.
Hoe kun je als organisatie ervoor zorgen dat je op een goede manier overgaat naar hybride werken? Dit kun je doen door het volgen van de volgende stappen:
1. Laat werknemers meedenken
Je probeert met hybride werken zoveel mogelijk rekening te houden met de wensen van de werknemers. Het is dan ook van belang, om in goed overleg met de werknemers te kijken naar mogelijke oplossingen voor hybride werken.
2. Een ergonomische werkplek creëren
Als werkgever ben je volgens de Arbowet verplicht om te zorgen voor een goede arbeidsplek. Hieronder valt dus ook een goede plek om thuis te kunnen werken. Het is bij hybride werken belangrijk om de werknemers werkplek te voorzien van de juiste middelen.
3. Duidelijke afspraken maken
Om hybride werken zo goed mogelijk te laten verlopen, is het van belang om duidelijke afspraken te maken. Deze afspraken hebben bijvoorbeeld betrekking op de verwachtingen, de bereikbaarheid en de momenten waarop er op kantoor gewerkt moet worden.
4. De juiste communicatiemiddelen
Om het werk goed uit te kunnen voeren, moeten er goede communicatiemiddelen zijn. Hierbij kun je denken aan een goede smartphone en/of laptop, maar ook het inzetten van tools als Zoom of Microsoft Teams hoort hierbij.
5. Zorgen voor een regelmatige afstemming
Als leidinggevende ben jij de verbindende factor, oftewel: blijf verbonden met alle werknemers door gebruik te maken van de beschikbare communicatiemiddelen. Het is belangrijk om regelmatig met elkaar in contact te komen voor zowel vergaderingen als het creëren/behouden van het teamgevoel.
6. Belastingvrije thuiswerkvergoeding
Sinds 1 januari 2022 bestaat er de mogelijkheid om als werkgever de werknemer een belastingvrije thuiswerkvergoeding uit te keren van maximaal €2,- per dag. Hiermee kunnen de werknemers de extra kosten van onder andere elektriciteit, koffie en thee compenseren.
7. Blijven motiveren
Als laatste en tevens niet onbelangrijkste is dat je je werknemers moet blijven motiveren. Houdt hierbij goed het werkplezier in de gaten en probeer dit te stimuleren. Ga regelmatig met je werknemers in gesprek, om te kijken naar de persoonlijke groei en ambitie.
Ook bij Convident is er thuis gewerkt tijdens de corona crisis. Het thuiswerken verliep goed, maar door de snelle omschakeling kan er natuurlijk nog veel verbeterd worden. De ervaringen die zijn opgedaan willen we dan ook graag meenemen voor het thuiswerken in de toekomst.
Bij Convident kijken wij naar de toekomst en bieden wij onze werknemers gedistribueerd werken aan. Gedistribueerd werken is een variatie op hybride werken, waarbij je je focust op de saamhorigheid binnen de organisatie. Door de saamhorigheid te creëren en te behouden, kun je werken op afstand, maar toch samen proberen om de gestelde doelen te bereiken. Gedistribueerd werken is dus meer dan alleen maar werken op afstand.
We kijken bij Convident naar de behoeften en wensen van onze werknemers. Waar hebben zij behoefte aan? Welke faciliteiten hebben zij nodig? En wat biedt het kantoor hen? Door hierop in te spelen en de werknemers mee te nemen, zorgen we ervoor dat we het gedistribueerd werken op een goede manier kunnen inrichten. We vinden het engagement van onze werknemers belangrijk en dus betrekken wij hen hierbij. We willen voor iedereen een werkplek creëren die past bij de eigen behoeften. Daarnaast willen we ook blijven zorgen voor de saamhorigheid, door leuke uitjes en borrels te organiseren, zodat we elkaar blijven ontmoeten. Gedistribueerd werken heeft de toekomst en we proberen dan ook op deze manier de huidige werknemers te behouden, maar ook nieuw talent aan te trekken.
Hamada, onze medewerker uit Egypte, laat zien dat gedistribueerd werken bij Convident mogelijk is. Hamada is woonachtig in Egypte en voert ook vanuit daar zijn werkzaamheden uit. Sinds 2021 is Hamada werkzaam bij Convident en hij voelt zich hier als een vis in het water. “Ik voel mij echt onderdeel van het team en heb dan ook echt het gevoel alsof ik op het kantoor werkzaam ben.” Hoe zorgen we bij Convident ervoor dat Hamada zijn werk goed kan uitvoeren en betrokken wordt bij de organisatie?
Dirk-Jan: “We zorgen ervoor dat alle taken en opdrachten zoveel mogelijk in het Nederlands en Engels toegevoegd worden aan onze planning, zodat er geen verwarring kan ontstaan voor Hamada aangezien Google Translate een vertaling niet altijd in de juiste context kan plaatsen. Daarnaast zorgen we ervoor dat zoveel mogelijk vragen op voorhand getackeld worden door uitgebreide beschrijvingen toe te voegen aan alle taken. Met name voor Hamada is dit erg fijn, zodat er geen tijd verloren gaat aan het wachten op reacties en antwoorden via ons interne communicatieplatform, genaamd Slack. Via Slack hebben wij ook iedere ochtend een dagstart, waarbij we naast de werkgerelateerde zaken ook leuke intercollegiale gesprekken voeren. Als projectmanager heb ik gedurende de dag veel contact met Hamada voor snelle puntjes van overleg. Het is altijd verstandig om hierbij op voorhand rekening te houden met het feit dat een reactie iets langer op zich kan laten wachten. Om elkaar hierbij zoveel mogelijk te helpen werken wij met statussen in Slack, waarmee je aan kunt geven dat je bijvoorbeeld even in een afspraak zit of tijdelijk niet bereikbaar bent. Daarnaast vinden Hamada en ik het leuk om elkaar wekelijks nieuwe woorden en zinnen te leren uit elkaars taal. Ook deelt Hamada veel interesses met het team en kunnen we het onderling ook hebben over bijvoorbeeld films en voetbal. We zien Hamada meer als een thuiswerker dan een remote collega. Ondanks de geografische afstand voelt Hamada écht als één van ons. Dit komt natuurlijk onder andere door de gezonde balans tussen de dagelijkse planning en informele werksfeer.”
Enthousiast geworden om bij Convident te komen werken? Bekijk onze Werken bij Convident website en kom gezellig langs voor een kopje koffie!
050 – 553 23 34
)