Bij Convident hebben we allemaal drukke agenda. De ondernemers, commerciële mensen, projectmanager tot en met de marketeers en developers. Kortom, dit geldt voor alle geledingen en de term ‘druk’ horen we ontzettend vaak. Herkenbaar? Een professionele virtual assistant (VA) is vaak een alleskunner die uit de voeten kan met onder andere mailbeheer, social media, agendabeheer en administratieve werkzaamheden.
Een ondernemer die een VA inhuurt bespaart hierdoor tijd, geld en ruimte. Momenteel hebben we dit bij Convident allemaal nog in eigen beheer, maar we zijn met verregaande interesse aan het kijken naar de mogelijkheden van een VA en PA. Benieuwd naar de voordelen en de verschillen?
Convident eigenaar Rick Dreise is veel onderweg naar klanten, partners en netwerkclubs. Hij adviseert daarbij ook bedrijven en collega ondernemers. Rick: “Als ondernemer wil je je optimaal focussen op je doelen. Skip alle verleidingen en niet nuttige zaken die tussendoor komen.” Een toekomstig virtual assistent kan hierbij helpen. We zetten de voordelen voor je op een rij.
Zaken als de administratie, het wegwerken van e-mails, online marketing en CRM, nemen veel tijd en ruimte in voor een ondernemer. Dit gaat vervolgens ten koste van de core business. Door deze taken over te dragen aan een VA, kun je je wel met de kernactiviteiten bezighouden. Dit maakt het werk leuker en je ervaart minder werkdruk.
Een VA is een expert op het gebied van klantcommunicatie. Hij/zij zorgt ervoor dat een klant op de juiste manier wordt geholpen en zo dus sneller overgaat tot een aankoop. Daarnaast denkt een VA ook met je mee: hij/zij geeft nieuwe inzichten en laat een frisse wind door je bedrijf waaien. Daardoor zullen er nieuwe kansen ontstaan en laat het je bedrijf groeien.
Met een VA voorkom je het betalen van operationele kosten. Een VA werkt namelijk vaak vanuit huis en bezit zelf over de middelen die hij/zij nodig heeft voor het uitvoeren van het werk. Hierdoor betaal je dus enkel de diensten die je afneemt.
Het creëren van extra werkplekken kost veel geld. Het is daarom belangrijk om goed contact te hebben met de personen die op afstand werken. Ook de huur of de aanschaf van een nieuw/groter pand kan hierdoor worden uitgesteld wat ook weer kosten scheelt.
Doordat een VA veel werkzaamheden uit handen neemt van de ondernemer, zoals het contact met de klanten en social media, kan de aandacht wordt gelegd op de kernactiviteiten. De kernactiviteiten zijn immers ook hetgeen waarom je ondernemer bent geworden en kun je je dus focussen op datgene wat je leuk vind om te doen.
Een goede VA heeft veel ervaring met plannen, het beheren van agenda’s, CRM-systemen en administratieve werkzaamheden. Een virtual assistant is dus veel sneller in het verrichten van deze werkzaamheden. Dit zorgt ervoor dat er meer werk verricht wordt in minder tijd.
Een virtual assistant doet ook de online marketing en social media, waardoor deze je helpt met de content op je website en advertenties op social media en Google. Dit zorgt ervoor dat je beter vindbaar en zichtbaar bent. Dit verhoogt het vertrouwen dat bijdraagt aan de groei van je bedrijf.
Het hebben van een personal assistant kost meer dan het maandelijkse salaris. Denk hierbij aan de kosten voor een werkplek, doorbetaling van vakanties en ziektes en de pensioenregeling. Met een virtual assistant is dat niet het geval en betaal je enkel de gemaakte uren.
Een virtual assistant is flexibel inzetbaar en is dan ook bereid om zich aan te passen aan jouw schema. Dit zorgt ervoor dat ze meer doen in drukke tijden en dus ook minder doen in rustige tijden. Je hoeft een VA dus niet 40 uur uit te betalen zoals bij een PA die soms uren minder actief bezig is.
Doordat je als ondernemer je meer kunt richten op je core business, heb je ook weer meer plezier in je werk. Daarnaast heb je meer ontspanning in je vrije tijd omdat je zeker weet dat je bedrijf blijft doordraaien.
Rick is een ondernemer in hart en nieren met een succesvol bedrijf, altijd op zoek naar nieuwe kansen, verbeteringen en innovaties. Tijdens zijn eerste jaren als ondernemer ging alle aandacht en tijd naar operationele zaken. Hij werkt meer in zijn bedrijf, dan aan zijn bedrijf. Rick wilde dit niet langer en overweegt daarom een blijvende oplossing; het inhuren van een virtual assistant.
Zoals hierboven reeds is benoemd, levert het inhuren van een VA vele voordelen op. Hierbij kun je denken aan overzicht, focus, tijdswinst, plezier en minder stress. Maar wat levert het inhuren van een VA een ondernemer nu op naast de vele voordelen?
Rick: “Stel, je verdient €100,- per uur en de virtual assistant €60,- per uur. Van de 10 uur op een dag die jij werkt, ben je al snel 2 uur kwijt aan het checken van je mail, het maken van afspraken, het uitvoeren van administratieve werkzaamheden, het aanvragen van offertes en alle andere ad-hoc taken. Op het moment dat een virtual assistant deze werkzaamheden van je overneemt, kost dit je 2 x €60 = €120,-. Een goede VA doet dit werk veel sneller en beter dan dat jij dat doet, dus kan deze in 2 uur meer voor elkaar krijgen dan jij. Een virtual assistant levert je in dit geval dus €200 – €120 = €80,- op.”
Iedere virtual assistant heeft zijn/haar eigen expertise. Een VA kan dan ook goed fungeren als personal assistant. Je hoeft niet meer alles alleen te doen wanneer je besluit om samen te gaan werken met een personal assistant. De PA zorgt ervoor dat jij optimaal kunt functioneren en je je geen zorgen hoeft te maken over het uitvoeren van ‘bijzaken’. De personal assistant voert zelfstandig taken uit en denkt met je mee om jou zoveel mogelijk te ontlasten.
Hoe herken je een goede personal assistant? En aan welke eigenschappen moet hij/zij voldoen?
De personal assistant moet interesse tonen in jouw bedrijf en weten wat jouw drijfveren zijn. We kunnen dan ook aanraden om dit in het begin van de samenwerking uitgebreid te bespreken.
Voor een goede samenwerking is het belangrijk dat je elkaar leert kennen. Een personal assistant moet weten hoe haar manager werkt en wat haar drijft. Hierbij dient zij afstand te kunnen doen van haar eigen gevoelens en emoties om zo de manager bij te kunnen staan bij de verschillende uitdagingen.
Het is voor de personal assistant belangrijk om te weten wat er van haar verwacht wordt. Door je verwachtingen kenbaar te maken, is de PA in staat om zelfstandig haar werkzaamheden uit te voeren.
Je neemt een personal assistant zodat je meer tijd overhoudt voor andere, belangrijkere werkzaamheden. Je mag dan ook een proactieve houding van de PA verwachten: ze pakt snel dingen op, heeft inlevingsvermogen en neemt de nodige acties.
Een goede personal assistant denkt ik oplossingen in plaats van in problemen. Ze zal dan ook altijd op zoek gaan naar de best mogelijke oplossing.
Gezien de veelzijdige werkzaamheden is het van belang dat de personal assistant beschikt over zowel communicatieve vaardigheden als organisatorische vaardigheden.
Je moet blindelings op je personal assistant kunnen vertrouwen. Ze krijgt veel vertrouwelijke en persoonlijke informatie te zien en te horen. Hier dient een PA discreet, betrouwbaar en loyaal mee om te gaan.
De keuze is natuurlijk aan de ondernemer zelf, maar een interessante overweging is het zeker. Meer informatie of een aanvullend advies? Een onderneemster die je hierin goed kan adviseren is Kristel Kuit, eigenaresse van Headroom in Amsterdam. Kristel helpt je graag verder!
050 – 553 23 34
)